Stap 1: Inventariseer kostenvergoedingen, reispatronen en ICT-toepassingen

Start met de inventarisatie van uw huidige arbeidsvoorwaarden. Geeft u een vaste reiskostenvergoeding of vergoedt u op declaratiebasis? Krijgt uw personeel een vaste, maandelijkse kostenvergoeding (bijvoorbeeld voor representatiedoeleinden of kosten onderweg) en uit welke componenten bestaat deze? Passen die kosten nog bij de huidige situatie of sluit het niet meer aan bij het uitgaven- en reispatroon van uw werknemers? In het laatste geval moet u de fiscale gevolgen in kaart brengen. Pas dan weet u of én hoe u de vergoedingen moet aanpassen. Houd daarbij ook rekening met ICT-toepassingen en de aanwezigheid van registratiesystemen. Voor de aanpassing van reiskostenvergoedingen is het namelijk van groot belang dat u inzicht krijgt in de reisbewegingen van uw personeel.

Stap 2: Inventariseer de behoefte van uw personeel

Uw personeel voelt de noodzaak van aanpassing van de arbeidsvoorwaarden minder dan u als werkgever. Mogelijk leidt een aanpassing voor hen zelfs tot financieel nadeel. De ervaring leert dat dit leidt tot onrust. Zorg daarom voor een goed alternatief dat is afgestemd op de behoeften van uw personeel. Mogelijk ontvangen uw werknemers liever een thuiswerkvergoeding óf zijn ze meer gebaat bij een goede inrichting van de thuiswerkplek. Een andere mogelijkheid is de vergoeding voor de internetkosten thuis. Betrek ook de ondernemingsraad in deze afstemming, zodat het proces soepel verloopt. 

Stap 3: Werk alternatieven uit

U heeft nu een goed beeld van de specifieke situatie en behoeften binnen uw organisatie. Tijd om passende alternatieven voor de vaste (reis)kostenvergoeding te bedenken. Let wel, bij elk alternatief hoort een ander fiscaal etiket en gevolg. Daarom doet u er verstandig aan om per alternatief de kosten op een rij te zetten, inclusief de kosten van eventuele belastingheffing.

Een goed besluit over alternatieve arbeidsvoorwaarden is alleen mogelijk als u weet hoeveel ruimte uw organisatie heeft in de werkkostenregeling (WKR). Ook is daarbij van belang dat er een (onbelaste) thuiswerkvergoeding bestaat die geen beslag (meer) legt op uw WKR-ruimte.

Het kan ook zijn dat de behoeften van uw personeel niet passen binnen uw budget of de fiscale regels. Ook dan zijn er mogelijkheden om uw werknemers tegemoet te komen. Een flexibele arbeidsvoorwaardenregeling kan uitkomst bieden: uw werknemer betaalt de nieuwe vergoeding dan zelf en gaat er toch netto op vooruit.

Stap 4: Informeer uw werknemers tijdig

Als u uw nieuwe arbeidsvoorwaardenbeleid heeft vormgegeven, is het belangrijk om uw werknemers te informeren over de wijzigingen en de invoeringsdatum. Doe dit tijdig, zodat uw personeel voorbereid is op mogelijke andere administratieve verplichtingen, zoals de verplichte locatieregistratie in een tijdregistratiesysteem.

Stap 5: Implementatie en vastleggingen

Leg afspraken over de nieuwe arbeidsvoorwaarden goed (schriftelijk) vast. Dit biedt niet alleen duidelijkheid naar uw werknemers, maar het is ook relevant voor de Belastingdienst. Uiteraard moet u bij de aangekondigde ingangsdatum ook rekening houden met mogelijk nog in te regelen aanpassingen op ICT-vlak in de organisatie.

Bekijk alle artikelen over thuiswerken en kostenvergoedingen.

Meer weten?

Met het stappenplan bent u in control en tijdig voorbereid op nieuwe ontwikkelingen in uw organisatie. Voorkom vervelende verrassingen en laat u goed adviseren. Neem voor meer informatie contact op met Ronald van Leeuwen, senior belastingadviseur. U bereikt Ronald via e-mail. Ook voor andere vragen op het gebied van fiscaal advies staan onze belastingadviseurs graag voor u klaar.