Beoordeling btw vooraf

De jaarrekeningen over 2022 worden in 2023 voor uw bedrijf samengesteld en afgerond. Vaak vindt daarbij ook (achteraf) een globale btw-controle plaats met daarbij bespreek-, advies-, en correctiepunten. U kunt uw accountant of adviseur beter vooraf vragen stellen, een casus voorleggen of een (concept-)overeenkomst laten beoordelen. Ook is het verstandig om elke paar jaar een btw-scan te laten uitvoeren en regelmatig of bij twijfel facturen aan te bieden voor een controle of akkoord. Zo voorkomt u dat uw bedrijf te veel of te weinig Nederlandse btw betaalt en/of u kansen laat liggen.

Lees meer over onze fiscale dienstverlening. 

Advies: voorkom verrassingen

De btw is een complexe belastingsoort en de meeste bedrijven willen graag ‘in control’ zijn en blijven en niet voor verrassingen komen te staan. Wij adviseren daarom om uw projecten, dienstverlening, aan- en verkopen en de door u gemaakte ‘keuzes’ op uw facturen te laten bekijken en beoordelen door onze belastingadviseurs. U blijft dan ‘in control’.

Maar wat moet u doen als toch achteraf een onjuistheid wordt geconstateerd? Waar moet u op letten?

Te weinig betaalde btw

Als u constateert dat u over de afgelopen vijf jaren (dus vanaf 2018) een onjuiste of onvolledige btw-aangifte heeft gedaan waardoor u te veel of te weinig btw heeft betaald, moet u dit met een suppletie corrigeren. U maakt een btw-correctie dus niet in de eerstvolgende btw-aangifte, maar op een formulier suppletie omzetbelasting. Is uw btw-correctie minder dan € 1.000? Dan mag u de btw-correctie wel op de eerstvolgende btw-aangifte meenemen (rubriek 5b).

Tip: heeft u btw te corrigeren? Dien dan uw btw-suppletie over 2022 in vóór 1 april 2023. Dit bespaart u 4% belastingrente.

Kunt u een boete krijgen?

Dient u op tijd een btw-suppletieaangifte in? Dan wordt dit gezien als een vrijwillige verbetering. U corrigeert de btw dan voor de Belastingdienst dit ‘ontdekt’. De inspecteur legt u in dat geval geen vergrijpboete op. Een vergrijpboete kan oplopen tot 100% van het te betalen btw-bedrag. Stichtingen en verenigingen die (al langer) twijfelen of zij btw-plichtig zijn, doen er goed aan hun btw-positie te laten beoordelen.

Tip: krijgt u een vragenbrief? Laat u bijstaan door uw adviseur.

De Belastingdienst kan een verzuimboete van 10% (per boekjaar) van de niet betaalde btw opleggen als u niet aan uw factuur- en/of aangifteverplichtingen voldoet. Voor de btw gaat het met name om:

• het niet vragen om een aangiftebiljet om de btw te betalen;
• het niet tijdig uitreiken van (verkoop-)facturen;
• het uitreiken van onjuiste facturen; en
• het niet of niet tijdig betalen van btw.

Bij een vrijwillige verbetering legt de inspecteur nog wel een (lagere) verzuimboete (5%) op, tenzij het te betalen btw-bedrag minder is dan € 20.000 of minder is dan 10% van het (btw-)belastingbedrag dat over het suppletiejaar is betaald. De verzuimboete is maximaal € 5.514. De inspecteur legt bij een vrijwillige verbetering geen vergrijpboete op.

Voorbeeld 
Een ondernemer heeft over 2020 € 100.000 btw op aangifte betaald. Begin 2023 ontdekt hij dat hij € 18.000 te weinig heeft betaald. Hij dient alsnog een suppletie in over 2020. De inspecteur legt vervolgens een naheffingsaanslag op voor € 18.000, maar geen verzuimboete.

Bij het opmaken van de jaarstukken blijkt dat dezelfde ondernemer over 2020 € 125.000 aan btw moet betalen. Hij bericht de Belastingdienst dat hij nog eens € 7.000 aan btw moet betalen. De € 20.000-grens wordt daarmee overschreden. De inspecteur legt hem een verzuimboete op van 5% over (waarschijnlijk) € 7.000 (de tweede vrijwillige verbetering).

Door het vrijwillig verbeteren van te weinig betaalde btw met een suppletie zorgt u dat u weer ‘in control’ bent en aan uw wettelijke verplichtingen heeft voldaan. U voorkomt daarbij ook (de kans op) een (hogere) verzuimboete of een zwaardere vergrijpboete.

Wat kunt u doen tegen een verzuim- of vergrijpboete?

Krijgt u na een btw-suppletie een verzuimboete of na een btw-suppletie - in combinatie met de beantwoording van een vragenbrief - een verzuim- of (toch een) vergrijpboete opgelegd? Dan adviseren wij u bezwaar te maken tegen de opgelegde boete en de Belastingdienst te vragen u inzage te geven in het boetedossier. De Hoge Raad oordeelde in september 2021 namelijk dat de informatie op een ingediende btw-suppletie niet mag worden gebruikt als bewijsmateriaal voor het opleggen van een boete. De suppletie is dan materiaal als gevolg van uw wil. En u mag niet worden gedwongen om aan uw eigen (boete)veroordeling mee te werken. De inspecteur moet dus met andere bewijsmateriaal komen om u een boete op te leggen. Heeft de inspecteur dat bewijsmateriaal niet? Dan komt uw boete waarschijnlijk te vervallen.

Oorzaken van te weinig betaalde btw

De btw-wetgeving is op zichzelf al lastig, is sterk afhankelijk van de precieze feiten en omstandigheden en verandert continu. Het wordt nóg lastiger als u bijvoorbeeld te maken krijgt met internationale prestaties en afnemers, vrijgestelde omzet, samenwerkingsverbanden, doorbelasten en doorberekenen van kosten, subsidies, contributies en bijzondere btw-regelingen.

Wij zetten een aantal voorbeelden voor u op een rij waardoor u mogelijk btw moet suppleren:

• U heeft btw-vrijgestelde activiteiten verricht waardoor niet alle btw op uw inkoopkosten aftrekbaar is.
• U heeft Nederlandse btw gefactureerd bij goederenleveringen vanuit een andere lidstaat.
• U verleent een dienst waarvoor u buitenlandse btw had moeten berekenen.
• U heeft op uw facturen onjuiste keuzes gemaakt voor het btw-tarief.
• U heeft ten onrechte btw verlegd aan (bepaalde) afnemers.
• U moet nog btw betalen uit subsidies of contributies.
• De subsidies en contributies kunnen het recht op btw-aftrek van uw bedrijf beïnvloeden. Mag u alle btw wel aftrekken?
• U heeft onterecht btw berekend bij het doorbelasten van kosten.
• U heeft ten onrechte Nederlandse btw betaald of afgetrokken in plaats van buitenlandse btw.
• U heeft onterecht wel/geen btw berekend over het doorbelasten van kosten.
• U heeft onterecht btw op de factuur vermeld. Krijgt u deze btw terug? En hoe en wanneer stelt u een juiste creditnota op? Heeft u een verklaring van uw afnemer dat hij geen btw heeft afgetrokken of deze terugbetaalt?
• Uw inkoopfactuur is onjuist. Mag u de btw dan aftrekken?
• Heeft u voldoende gedaan om het 0% btw-tarief bij intracommunautaire goederenleveringen te verdienen? Of kan de Belastingdienst de Nederlandse btw (met boete en rente) bij uw bedrijf naheffen?

Meer weten?

Wilt u meer informatie over btw-correcties, bezwaar tegen boetes of hoe u in controle blijft? Of heeft u interesse in een btw-scan? Neem dan contact op met Jason Vollering, senior belastingadviseur, via telefoonnummer 06-30392782 of stuur Jason een e-mail.