Vergoeding communicatiemiddelen en internet

Bij thuiswerken is communicatie van uw personeel met uw organisatie van cruciaal belang. In veel gevallen is het noodzakelijk dat uw werknemers beschikken over een computer, internetverbinding en een mobiele telefoon. Alleen dan kunnen zij hun werk goed uitvoeren. Geldt dit ook voor uw organisatie? Dan kunt u deze voorzieningen belastingvrij vergoeden.

Zijn de voorzieningen noodzakelijk voor uw bedrijfsvoering? Dan hoeft u geen rekening te houden met een eventueel privévoordeel voor uw medewerkers. Biedt u uw werknemer bijvoorbeeld een mobiele telefoon aan en wenst hij of zij een duurder exemplaar? Dan mag u een eigen bijdrage van de werknemer vragen voor de meerkosten. Die meerkosten moet uw werknemer wel betalen uit zijn nettoloon.

Vergoedt u de kosten van het internetabonnement? Let dan op als uw werknemer een gecombineerd abonnement heeft voor internet, vaste telefoon en televisie. U mag alleen het deel van de factuur voor internetkosten onbelast vergoeden.

Vergoeding voor gezonde en veilige werkplek

Op grond van de Arbowet bent u verplicht een gezonde en veilige werkplek te creëren. Dit geldt ook bij thuiswerken, al zijn de regels daarvoor minder streng. U moet erop toezien dat de thuiswerkplek ergonomisch is ingericht. Is dit niet het geval, dan moet u zorgen voor de juiste voorzieningen, zoals een ergonomische stoel of bureau. De fiscale regels helpen u daarbij. U kunt dergelijke voorzieningen belastingvrij verstrekken.

U mag een (netto) eigen bijdrage van uw werknemer vragen als hij kiest voor een duurdere uitvoering. Levert uw werknemer brutoloon in voor die luxe bijdrage? Dan valt dat deel in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Geen lumpsum vergoeding

Het geven van een lumpsum vergoeding waarmee uw werknemer naar keuze diverse arbo-voorzieningen kan aanschaffen, wordt afgeraden. Dit is een te vrijblijvende invulling van uw arbo-verplichtingen. Houd zelf de regie, anders loopt u het risico dat u de vrijstelling niet kunt benutten.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de alternatieven voor de vaste kostenvergoedingen? Onze fiscale adviseurs volgen de ontwikkelingen op de voet. Neem contact op met Ronald van Leeuwen, senior belastingadviseur en specialist loonheffingen, via telefoonnummer 013-4647268 of stuur Ronald een e-mail.

Bekijk alle artikelen over thuiswerken en kostenvergoedingen.