Scholingsverplichting voor werkgever

Onder de Wet werk en zekerheid (WWZ) bent u verplicht om uw werknemers te scholen. Deze plicht betekent enerzijds dat u uw personeel zodanig moet scholen dat zij hun functie goed kunnen blijven uitoefenen. Anderzijds zorgt de scholingsverplichting ervoor dat de werknemer in de toekomst bemiddelbaar blijft op de arbeidsmarkt. Bijvoorbeeld als zijn functie komt te vervallen of als de werknemer de functie niet langer kan uitoefenen.

Voorwaarden scholing

Sinds augustus 2022 is de Europese arbeidsvoorwaardenrichtlijn in onze de wetgeving geïmplementeerd. In deze richtlijn staan een aantal voorwaarden als het gaat om scholing. Zo moeten voor de functie verplichte opleidingen op het gebied van vakbekwaamheid en veiligheid kosteloos aan werknemers worden aangeboden. De tijd die de werknemer hieraan besteedt, geldt bovendien als arbeidstijd. Het gevolg hiervan is dat eventuele studiekostenregelingen, die werkgevers voorheen afsloten voor dit type opleidingen, in de toekomst niet meer geldig zijn.

Het is echter niet zo dat u voor geen enkele opleiding meer een studiekostenbeding kunt sluiten. Wil uw werknemer een opleiding volgen, die zijn kansen op de arbeidsmarkt kan vergroten? Dan kunt u gebruik blijven maken van een studiekostenbeding. Een belangrijk onderdeel van zo’n beding is de terugbetalingsregeling als de werknemer uit dienst treedt. Dit zorgt ervoor dat u achteraf de gemaakte studiekosten bij uw werknemer kunt terugvorderen.

Daarnaast kunt u de voor de werknemer betaalde scholingskosten onder omstandigheden in mindering te brengen op de transitievergoeding bij beëindiging van het dienstverband. Het gaat dan om gemaakte scholingskosten op het gebied van outplacement of kosten die bijdragen aan een bredere inzetbaarheid van de werknemer op de arbeidsmarkt.

Fiscale mogelijkheden bij scholing personeel

Ook fiscaal zijn er mogelijkheden. Vaak kunt u gebruikmaken van één van de geldende gerichte fiscale vrijstellingen:

• vergoedingen voor kosten van opleidingen die uw werknemer volgt in het kader van de huidige   dienstbetrekking;
• vergoedingen voor een studie met het oog op een toekomstige baan of beroep.

De laatstgenoemde vrijstelling is meer gericht op het carrièreperspectief van uw werknemer. Met name deze vrijstelling is vaak aan de orde bij de scholingsbudgetten waarover in steeds meer cao’s afspraken worden gemaakt. De toekenning van zo’n scholingsbudget (of leerrekening) heeft nog geen fiscale gevolgen. Pas als uw werknemer dat budget gebruikt, moet u beoordelen of u aan de voorwaarden voor een gerichte vrijstelling voldoet. U blijft daarvoor fiscaal verantwoordelijk, ook al is de uitvoering van zo’n leerrekening uitbesteed aan een ander.

Noodzaak van de opleiding

Er is geen sluitende definitie van het begrip opleiding. Om discussie daarover te voorkomen, is het raadzaam dat u de regie houdt en de noodzaak van de opleiding objectief kunt onderbouwen. Vooral bij opleidingen voor sociale vaardigheden of soft skills is dat een aandachtspunt. Ook het moment waarop u de vergoeding aan uw werknemer geeft, is van belang voor toepassing van een fiscale vrijstelling. De vergoeding moet plaatsvinden in hetzelfde jaar waarin de werknemer de kosten heeft gemaakt. Dit geldt ook als u een terugbetalingsverplichting overneemt die uw nieuwe werknemer aan zijn vorige werkgever heeft. Wilt u een resultaatsafhankelijke studiekostenvergoeding geven? Geef de vergoeding dan vooraf in combinatie met een studiekostenbeding en niet pas na het behalen van het diploma.

Wat betekent dit voor u? 

De komende jaren wordt er van u als werkgever meer gevraagd als het op scholing aankomt. U kunt dit thema vanuit meerdere invalshoeken aanvliegen om aan uw scholingsverplichting te (blijven) voldoen. Deze verschillende invalshoeken (juridisch, fiscaal en op subsidiegebied) vragen om deskundige bijstand van adviseurs. Door deze adviseurs in te schakelen, kunt u de kansen van het scholen van personeel optimaal benutten en eventuele risico’s goed afdekken. Neem contact op met de juristen van ABAB Legal.

Meer weten?

ABAB Legal is graag van betekenis. Door kennis te delen, advies te geven en voor inzicht te zorgen. Wilt u meer weten over waar u juridisch en fiscaal op moet letten bij de scholing van uw personeel? Neem contact op met Geert Rouwet, jurist arbeidsrecht, via telefoonnummer of stuur Geert een e-mail.