Wie zijn verplicht om de UBO-registratie bij te houden?

• Besloten vennootschappen en naamloze vennootschappen; met uitzondering van de beursgenoteerde vennootschappen
• Stichtingen
• Commanditaire vennootschappen, vennootschappen onder firma, maatschappen en rederijen
• Coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen;
• Verenigingen; met uitzondering van de verenigingen van eigenaren en verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven;
• Kerkgenootschappen die een brief krijgen van de Kamer van Koophandel.

Wie zijn de UBO’s van de organisatie?

Als uw organisatie onder de bovengenoemde rechtsvormen past, bent u verplicht om UBO’s te registreren. U moet bepalen wie de UBO’s van de organisatie zijn. Let op, een UBO is altijd een natuurlijk persoon.

Bij de besloten vennootschap en naamloze vennootschap zijn dit:

• de natuurlijke personen die direct of indirect (bijvoorbeeld via een tussenholding) meer dan 25% van de aandelen houden;
• de natuurlijke personen die direct of indirect meer dan 25% stemrecht en/of zeggenschap hebben;
• de natuurlijke personen die meer dan 25% economisch belang hebben bij de organisatie, zoals certificaathouders.

Als geen van bovenstaande belangen een rol speelt, dan schrijft u de statutaire bestuurders in als UBO.

Bij de stichting, de commanditaire vennootschap, de vennootschap onder firma, de maatschap, de rederij, de vereniging, de coöperatie en de onderlinge waarborgmaatschappij zijn de UBO’s:

• de natuurlijke personen die direct of indirect recht hebben op meer dan 25% van het vermogen van de organisatie;
• de natuurlijke personen die direct of indirect meer dan 25% stemrecht en/of zeggenschap hebben;
• de natuurlijke personen die op een andere manier (feitelijke) zeggenschap hebben, zoals financierders;

Als geen van de bovenstaande belangen een rol speelt, dan schrijft u de hoger leidinggevende in als UBO. Dit kunnen de statutaire bestuurders, vennoten, maten of leden van de rederij zijn.

Wanneer moet u de UBO’s registreren?

Als uw organisatie net opgericht is, moet u uw organisatie de UBO’s registeren bij de eerste inschrijving in het handelsregister. Wijzigingen en uitschrijvingen van UBO’s van de organisatie moet u binnen 7 dagen laten aanpassen in het register bij de Kamer van Koophandel.

Wie is verantwoordelijk voor de registratie?

Uw organisatie is zelf verantwoordelijk voor de registratie van de UBO’s. Dit houdt in dat de bestuurders of de eigenaren van uw organisatie de verantwoordelijk zijn voor een juiste en volledige registratie.

Zijn deze gegevens toegankelijk voor iedereen?

Sinds november 2022 is het UBO-register slechts nog toegankelijk voor bevoegde autoriteiten, zoals het Openbaar Ministerie en Financiële Inlichtingen Eenheid naar aanleiding van een uitspraak van het Hof van Justitie. Het UBO-register is dus niet meer toegankelijk voor iedereen.

Wat gebeurt er als een organisatie zijn UBO’s niet registreert?

Het niet tijdig registreren van de UBO’s van de organisatie of opzettelijk verkeerde informatie registeren in het UBO register is verboden. De Belastingdienst houdt het toezicht hierop en kan handhaven als een organisatie zich niet houdt aan deze verplichting en kan een boete of een last onder dwangsom op leggen. Als een organisatie opzettelijk verkeerde informatie heeft geregistreerd, kan er ook strafrechtelijke handhaving worden opgelegd.

Meer informatie

Het is van belang om als bestuurder of eigenaar van een organisatie te zorgen voor een tijdige, juiste en volledige registratie van de UBO’s van uw organisatie. Wilt u meer informatie over de registratie? Neem contact op met Reinier-John Koopman, jurist ondernemingsrecht, via telefoonnummer 073-6465348 of stuur Reinier-John een mail.