Leverancier niet verplicht mee te werken

Het komt regelmatig voor dat een leverancier na beëindiging van een IT-contract niet wil meewerken aan teruggave van de data en/of het realiseren van een overdracht naar een alternatieve leverancier. Organisaties leven veelal in de veronderstelling dat daar waar het gaat om essentiële software, een leverancier verplicht is hieraan mee te werken. Zonder concrete contractuele afspraken over medewerking bij en na beëindiging van het IT-contract kun je medewerking van de leverancier niet zomaar afdwingen. Maak daarom vooraf heldere afspraken over deze na-contractuele fase, door middel van het opnemen van een evenwichtige exit-regeling in het IT-contract.

Onderwerpen exit-regeling

In een exit-regeling leg je vast wat er moet gebeuren als het IT-contract om wat voor reden dan ook eindigt. Schuif het element ‘exit’ niet door naar een later moment. Ook al voelt het ietwat ongemakkelijk om tijdens de onderhandelingen al over een beëindiging te praten. Tijdrovende en kostbare geschillen liggen op de loer. Een goede exit-regeling omvat diverse belangrijke onderwerpen.

Toepasselijkheid van de exit-regeling

Leg in het IT-contract afspraken vast over de toepasselijkheid van de exit-regeling. Het is hierbij noodzakelijk dat de exit-regeling geldig is na beëindiging van de overeenkomst, en dat in dit kader geen beroep kan worden gedaan op eventuele uitzonderingsgronden. Dus ook niet in geval van een dispuut over betaling.

Verlengd gebruiksrecht

Maak in het IT-contract afspraken over verlenging van het gebruiksrecht. Het is namelijk belangrijk dat je tijdens de uitvoering van de exit-regeling gebruik kunt blijven maken van de software en de daarbij horende dienstverlening van de leverancier. Ook de eventuele verwerkersovereenkomst moet in dit kader blijven voortduren. Ontvlechting van de samenwerking neemt vaak enige tijd in beslag. Je wilt gedurende deze periode voorkomen dat je bedrijvigheid on-hold wordt gezet. Door middel van opname van een verlengd gebruiksrecht in de exit-regeling voorkom je een dergelijke situatie. Zo zorg je ervoor dat je voldoende tijd hebt om te kunnen migreren.

Medewerking van de leverancier

Neem in de exit-regeling op dat in geval van beëindiging van het IT-contract er een medewerkingsverplichting rust op de leverancier. Het is hierbij van belang dat de leverancier zijn personeel direct aan je beschikbaar stelt. Zeker als het gaat om essentiële software. Een dergelijke medewerkingsverplichting stelt je in staat samen met de leverancier te zorgen voor een soepele overstap naar een nieuwe leverancier.

Overdracht of teruggave van data

Neem in de exit-regeling op hoe wordt omgegaan met overdracht of teruggave van data, inclusief het daarbij behorende datamodel. Zonder het datamodel zijn de gegevens immers niet over te zetten in de database van de nieuwe leverancier. In geval van overdracht of teruggave van data is het bovendien belangrijk dat je afspraken maakt over het format waarin dit moet gebeuren. Ander belangrijk aspect is de datavernietiging en configuratiegegevens. Let wel, data en configuratiegegevens mogen niet verwijderd worden, totdat de migratie succesvol is uitgevoerd. Je kunt in dit kader ook afspraken maken over hoe gecontroleerd wordt dat alle data zijn aangeleverd.

Afspraken over kosten

Neem een passende kostenregeling op. Overdracht of teruggave van data kost tijd en brengt kosten met zich mee. De leverancier moet voor zijn werkzaamheden een redelijke vergoeding krijgen. Bepaal in de exit-regeling wie welke kosten draagt, onder welke condities en tegen welke tariefstelling. Door middel van het opnemen van een passende kostenregeling voorkom je dat een leverancier hoge (meer-)kosten in rekening brengt.

Beperken van opschortingsrechten

Neem duidelijk op dat je leverancier zijn verplichtingen uit de tussen partijen overeengekomen exit-regeling nooit opschort. Dit klinkt vanzelfsprekend. Echter, de ervaring leert dat tal van geschillen zijn voortgekomen uit het niet beperken van opschortingsrechten.

Het is belangrijk om vooraf stil te staan bij de mogelijke consequenties van een beëindiging van je lopende (essentiële) IT-contracten. Neem tijdig maatregelen zodat je voorbereid bent en een passend back-up plan beschikbaar hebt. Zorg ervoor dat je een alternatieve leverancier voorhanden hebt die, na een eventuele beëindiging van je huidige IT-contract, de dienstverlening kan overnemen en voortzetten. Om een soepele overgang te kunnen realiseren, is het echter van belang dat je met je huidige leveranciers een evenwichtige exit-regeling bent overeengekomen.

Meer weten?

Bij ABAB Legal zijn we graag van betekenis. Door kennis te delen, advies te geven en voor inzicht te zorgen. Wil je advies en/of ondersteuning bij een exit-regeling? De juristen van ABAB Legal hebben uitgebreide kennis en ervaring op dit gebied. Neem hiervoor contact op met Niels Ista, jurist ondernemingsrecht en ICT-recht, via telefoonnummer 0165-531330 of stuur Niels een e-mail.