Fiscale bewaarplicht

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht om de basisgegevens van zijn administratie zeven jaar te bewaren, dit noemen we de fiscale bewaarplicht. Bij basisgegevens moet u denken aan:

• het grootboek;
• de debiteuren- en crediteurenadministratie;
• de voorraadadministratie;
• de in- en verkoopadministratie;
• de loonadministratie.

Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u tien jaar bewaren. Zogenaamde ‘permanente stukken’ moet u nooit weggooien. Denk daarbij aan bijvoorbeeld belangrijke contracten, overeenkomsten, oprichtingsakten, statuten, vaststellingsovereenkomsten met de Belastingdienst, schenkingsovereenkomsten en testamenten.

Crash, brand of diefstal?

Als ondernemer bent u verantwoordelijk voor het deugdelijk bewaren van uw (digitale) administratie. Als u uw administratie verliest door een brand, diefstal of computercrash is dat dus uw eigen verantwoordelijkheid. De fiscus kan een sanctie opleggen als u niet aan de bewaarplicht voldoet.

Digitaal bewaren

Er zijn meerdere manieren om uw digitale gegevens goed te bewaren. Bij het werken op een eigen server is het verstandig om een goede backup procedure te hebben en deze ook consequent uit te voeren. Uiteraard bewaart u deze backup op een andere locatie dan waar uw digitale administratie staat, bijvoorbeeld op een externe harde schijf. Daarnaast kunt u ervoor kiezen om uw administratie te verwerken in een cloudomgeving. Zorg ervoor dat u deze goed beveiligt.

Handig om te weten

Het is mogelijk om met de Belastingdienst afzonderlijk afspraken te maken over de bewaartermijn, welke gegevens u nu precies moet bewaren, tot op welk detailniveau en in welke vorm. Dit is zeker handig in de volgende situaties:

• bij staking van uw onderneming;
• bij faillissement van uw onderneming;
• nadat er een belastingcontrole heeft plaatsgevonden.

De Belastingdienst legt de afspraken die met u worden gemaakt over een kortere bewaartermijn en de vorm waarin u gegevens bewaart, schriftelijk vast. Zo weet u precies hoelang en op welke manier u bepaalde zaken moet bewaren.

Hoe bewaart u wat?

Als stelregel kunt u het volgende aanhouden:

Alles wat u op papier aanlevert, moet u op papier bewaren.

Alles wat u digitaal aanlevert, moet u digitaal bewaren.

Meer weten?

Heeft u twijfels of uw administratie voldoet aan de bewaarplicht? Wij helpen u graag! Neem contact op met Wendy Bekker, senior accountant, via telefoonnummer 024-6485807 of stuur haar een e-mail.