Doorbelasten van kosten. Hoe zit het precies?

Weet u of u btw in rekening moet brengen over een kostendoorbelasting? Mag u de btw wel aftrekken? En wat zijn de gevolgen als u een foute ‘keuze’ maakt? Wij lichten het in dit artikel toe.

Wat is het verschil tussen kostendoorberekening en kostendoorbelasting?

Als ondernemer kunt u te maken krijgen met het doorbelasten van kosten en opbrengsten. Zo kunt u gemaakte kosten doorbelasten aan uw klanten of aan een van uw deelnemingen. Maar let goed op. Er is namelijk een verschil tussen kostendoorberekening en kostendoorbelasting. Bij een kostendoorberekening brengt u gemaakte externe kosten helemaal óf gedeeltelijk in rekening aan ondernemer B. Bij een kostendoorbelasting drukken de interne en externe kosten daadwerkelijk op u én dat heeft vaak tot gevolg dat u de kosten helemaal óf gedeeltelijk doorbelast aan ondernemer B.

Voorbeeld van een kostendoorberekening
Holding A krijgt advieskosten in rekening gebracht. De advieskosten zijn niet voor holding A bedoeld maar voor dochtermaatschappij B. Holding A berekend deze kosten dan ook door aan B. Holding A heeft geen prestatie verricht voor B. De kosten komen voor rekening van B én A .

Voorbeeld van een kostendoorbelasting
Holding A krijgt advieskosten in rekening gebracht voor een uitgebreide btw-scan van de groep. Twee medewerkers van holding A besteden vier uren om de geconstateerde adviespunten uit te werken voor dochtermaatschappij B met als resultaat een “x” btw-teruggaafbedrag. Holding A vindt dat een deel de advieskosten ook voor rekening van dochtermaatschappij B moet komen en belast een deel van de advieskosten door met daarbij een kostenbedrag voor de inzet van uren. De kosten horen thuis bij Holding A.

Veranderde visie kostendoorbelasting

Het doorbelasten van kosten werd lange tijd gezien als een vergoeding voor een prestatie. De prestatie zou btw-belast zijn, tenzij (btw) vrijgesteld. Deze visie klopt niet. Het doorbelasten van kosten is geen prestatie. Voor een met btw belaste doorbelasting is het noodzakelijk dat een betaling wordt ontvangen (de doorbelasting) én moet er sprake zijn van een prestatie. Zonder prestatie is de kostendoorbelasting niet belast met btw.

Een tip: ga altijd na of de doorbelasting de betaling vormt voor een verrichte prestatie én wat deze prestatie concreet inhoudt. De afspraken die u maakt met uw (gelieerde) afnemers zijn erg belangrijk.

Kostendoorberekening en btw

Een zuivere kostendoorberekening is niet belast met btw omdat daar simpelweg geen prestatie tegenover staat. Soms mag u btw in rekening brengen, op basis van een goedkeurend besluit van de staatssecretaris, maar dat is niet het uitgangspunt. We noemen dit ook wel doorlopende posten.

Een tip: Vermeldt u ten onrechte btw op een verkoopfactuur, zoals bij een kostendoorberekening? Dat moet u de btw toch zelf betalen. De factuurontvanger betaalt de btw onterecht en mag de btw niet aftrekken. Crediteer daarom de verkoopfactuur zo snel mogelijk én zorg dat de factuurontvanger de factuur weigert. Bent u te laat? Dan moet u in overleg met de Belastingdienst om  de btw terug te kunnen krijgen. U moet aantonen dat de factuurontvanger de btw niet heeft afgetrokken of weer terugbetaalt. Probeer dergelijke situaties zo veel mogelijk te voorkomen.

Kostendoorbelasting en btw

Als u als ‘doorbelaster’ precies weet wanneer u btw moet berekenen bij een kostendoorbelasting en op een juiste wijze factureert, dan heeft u niets te vrezen van de Belastingdienst. In een notendop:

1. U behoudt uw recht op btw-aftrek op de inkoopkosten die u doorbelast.
2. U ontvangt de btw van uw afnemer en u verwerkt deze op uw btw-aangifte.
3. Uw afnemer heeft het recht om de btw af te mogen trekken.

Gevolgen van een onjuiste btw-kwalificatie van een kostendoorbelasting

Stel u betaalt € 1.000 btw op inkoopkosten. U factureert ten onrechte € 1.000 btw aan ondernemer B. Het gevolg is dat u de € 1.000 op de inkoopkosten niet mag aftrekken. U moet de gefactureerde € 1.000 btw toch op uw aangifte betalen. Het maakt niet uit of ondernemer B wel of niet betaalt. Betaalt ondernemer B de gefactureerde € 1.000 btw onterecht? Dan mag ook ondernemer B de € 1.000 btw niet aftrekken. Een verkeerde keuze kan er dus toe leiden dat de btw een zogenoemde meervoudige kostenpost vorm. U én ondernemer B mogen beide de btw op inkoopkosten niét terugvragen. Bovendien bent u de btw die ten onrechte op de factuur werd opgenomen gewoon verschuldigd. Ga daarom tijdig na of u de btw op doorbelaste kosten mag aftrekken en of u btw moet berekenen over de doorbelasting. Dan vormt de btw voor u geen extra kostenpost.

Wat moet u doen?

In de praktijk lopen veel ondernemers risico op discussie met de Belastingdienst. Let dus scherp op uw eigen facturen. Deze vormen de basis van uw administratie, uw jaarrekening en btw-aangiften. Bewaar uw facturen ook goed, want de Belastingdienst kan met terugwerkende kracht tot vijf jaar naheffen. Belangrijke vragen om uw risico’s te beperken zijn:

• Belast uw organisatie kosten door? Breng in kaart wat de gevolgen zijn van deze doorbelastingen.
• Wat voor soort kosten belast u door?
• Aan wie belast u kosten door? Binnen de groep of aan een externe (gelieerde) partij?
• Wat is de tegenprestatie voor de doorbelasting? Is er wel een tegenprestatie? Is deze voldoende concreet?
• Welke afspraken heeft u gemaakt over de doorbelasting? Zijn deze schriftelijk vastgelegd?
• Heeft u de achtergrond van de doorbelasting omschreven op uw factuur?
• Brengt uw organisatie btw in rekening over de doorbelasting?
• Ontvangt uw organisatie facturen met btw voor de kostendoorbelasting? Is dit terecht?
• Wat is de invloed van btw op kosten die u maakt die u zonder btw moet doorbelasten? Mag u dan de btw eigenlijk wel aftrekken?

Er zijn verschillende verschijningsvormen van kostendoorbelasting en meerdere scenario’s zijn mogelijk. Advies op maat is bij dit soort complexe vraagstukken de beste manier om de controle te houden. Wij adviseren om regelmatig te laten beoordelen of uw organisatie btw-voordelen kan behalen dan wel de risico’s kan beperken bij kostendoorbelastingen. Vraag uw adviseur naar de mogelijkheden.

Meer weten?

Wilt u meer informatie over het doorbelasten van kosten? Of heeft u hulp nodig? Onze belastingadviseurs helpen u graag. Neem contact op met Jason Vollering, senior belastingadviseur, via telefoonnummer 0165-531320 of stuur Jason een e-mail.