Wat houdt de renseigneringsverplichting in?

Een werkgever (ook bekend als een inhoudingsplichtige) is verplicht om informatie aan de Belastingdienst te verstrekken over betalingen aan natuurlijke personen. Dit is de zogenaamde opgaaf uitbetaalde bedragen aan derden (opgaaf UBD).

Deze renseigneringverplichting geldt ook als je (tijdelijk) geen personeel in dienst hebt, maar wel een actief loonheffingennummer hebt op grond waarvan je aangifte loonheffingen moet doen.  

Let op: ben je geen inhoudingsplichtige (meer) en heb je dus ook geen loonheffingennummer? Dan ben je niet verplicht om de opgaaf UBD in te dienen. Wel kan de Belastingdienst je daartoe verzoeken of kun je de opgaaf UBD vrijwillig indienen.

Welke gegevens moet je aanleveren?

Als werkgever moet je de volgende gegevens registreren en aanleveren bij de Belastingdienst:

• de voorletters en achternaam van de ontvanger van de betaling;
• het adres, het BSN en de geboortedatum van die persoon;
• het bedrag dat in het kalenderjaar is uitbetaald, inclusief kostenvergoedingen;
• de datum van uitbetaling.

Let op: als je de beloning voor het werk niet uitbetaalt maar schuldig blijft, dan moet je het bedrag ook melden als een betaling.

Wanneer moet je de gegevens aanleveren?

De gegevens over de betalingen aan derden in 2024 moet je uiterlijk 31 januari 2025 aanleveren.

Uitzonderingen van de renseigneringsverplichting

De renseigneringsverplichting geldt niet voor betalingen aan je personeel. De Belastingdienst ontvangt de gegevens van je medewerkers namelijk al via de loonadministratie. Ook hoef je betalingen aan de volgende natuurlijke personen niet te melden:

• betalingen aan vrijwilligers (voor zover deze de maximale vrijwilligersvergoeding niet overschrijden);
• betalingen op grond van facturen die voldoen aan de eisen van de Wet op de omzetbelasting en waarop de btw is vermeld;
• betalingen aan artiesten, beroepssporters of leden van een gezelschap die op grond van een verdrag niet in Nederland zijn belast.

Alle andere betalingen aan derden moet je wel melden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de betaling van facturen van freelancers die gebruikmaken van de kleine ondernemersregeling of als een btw-vrijstelling van toepassing is. Daarop staat namelijk geen omzetbelasting vermeld. Ook geldt de meldplicht als de btw-verleggingsregeling van toepassing is.

Let op: voor bovengenoemde uitzonderingen kan de Belastingdienst je nog wel verzoeken om informatie aan te leveren. Je hoeft dan geen BSN te verstrekken.

Hoe lever je de gegevens aan?

Op de website van de Belastingdienst lees je hoe je de gegevens aanlevert. Hier vind je ook de handleiding ‘Gegevensaanlevering van Uitbetaalde Bedragen aan Derden’. In deze handleiding wordt onderscheid gemaakt tussen uitbetalers die wel en geen loonheffingennummer hebben.

Renseigneringsverplichting bij btw-vrijstelling

Het artikel 'Een verduidelijking: renseigneringsverplichting bij btw-facturen voor arbeidskrachten' geeft een toelichting hoe de renseigneringsverplichting uitwerkt bij toepassing van een btw-vrijstelling.

Meer weten?

Bij ABAB zijn we graag van betekenis. Door kennis te delen, advies te geven en voor inzicht te zorgen. Wil je meer weten over de renseigneringsverplichting? Neem contact op met Ronald van Leeuwen, senior belastingadviseur, via e-mail.