Houd rekening met de volgende zaken bij uw WKR-administratie

Doet u uw WKR-administratie zelf? Dan is er een aantal zaken waarmee u rekening moet houden.

1. Geef expliciet aan welke vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen u onder de werkkostenregeling (WKR) wilt brengen. Zo wijst u deze werkkosten aan als ‘eindheffingsloon’ en krijgt u toegang tot de voordelen van de WKR.
2. Aanwijzen is vormvrij. Dit kan op verschillende manieren blijken uit uw administratie. Bijvoorbeeld via speciale grootboekrekeningen, uw personeelshandboek of een extracomptabele opstelling.
3. Het is raadzaam om een zogenaamde WKR-verklaring te hanteren voor het aanwijzen van  werkkosten. Deze verklaring kan uitkomst bieden in discussies met de Belastingdienst, mocht u een bepaalde vergoeding of verstrekking per ongeluk verkeerd hebben geboekt. Wij benadrukken dat deze verklaring slechts dient als vangnet. Deze WKR-verklaring hoeft u slechts één keer te ondertekenen. 
4. Zorg dat u elk jaar een overzicht (WKR-opstelling) heeft van alle vergoedingen en verstrekkingen (inclusief btw) die onder de werkkostenregeling vallen. Bij een looncontrole zal de Belastingdienst een dergelijk overzicht opvragen.
5. De WKR-opstelling moet inzicht geven in de totale fiscale loonsom. Dit betekent dat het ook een berekening moet bevatten van de verschuldigde belasting (80% eindheffing) als er sprake is van een overschrijding van de vrije ruimte.
6. Een eventuele eindheffing moet u uiterlijk afdragen via de aangifte loonheffingen over het tweede aangiftetijdvak van het daaropvolgende jaar.
7. Als u gebruikmaakt van de concernregeling dan moeten aanvullende gegevens worden vastgelegd. Lees daarover meer op onze pagina over de werkkostenregeling. 

Meer weten?

Wilt u meer weten over de werkkostenregeling? Neem contact op met Ronald van Leeuwen, senior belastingadviseur. U bereikt Ronald via e-mail. Ook voor andere vragen op het gebied van fiscaal advies staan onze belastingadviseurs graag voor u klaar.