Wat zijn de voorwaarden toepassing concernregeling werkkostenregeling?

1. Je organisatie heeft het hele kalenderjaar een belang van ten minste 95% in een andere werkgever.
2. Een andere werkgever heeft het hele kalenderjaar een belang in je organisatie.
3. Een derde heeft het hele kalenderjaar een belang van ten minste 95% in je organisatie en daarnaast een belang van ten minste 95% in een andere werkgever.

Voor het 95%-belang moet sprake zijn van een juridisch en economisch eigendom van de aandelen. Bovendien moet het belang het hele kalenderjaar bestaan. Tijdens het kalenderjaar in- of uittredende concernonderdelen kunnen geen gebruikmaken van de concernregeling.

Heb je meerdere stichtingen? En zijn deze tijdens het hele kalenderjaar in financieel, organisatorisch en economisch opzicht zodanig met elkaar verweven dat er sprake is van een eenheid? Dan kun je de concernregeling ook toepassen. Van zo’n eenheid is sprake als:

• een stichting het recht heeft om bestuursleden te benoemen in een andere stichting;
• een stichting recht heeft op het vermogen van een andere stichting als die ophoudt te bestaan.

Wil je de concernregeling toepassen? Dan geldt de regeling voor alle werkgevers die het hele kalenderjaar een concern vormen. Bij overschrijving van de collectieve vrije ruimte moet de werkgever met de hoogste fiscale loonsom de eindheffing verwerken in de aangifte loonheffingen. Je kunt jaarlijks bepalen of je de concernregeling wel of niet wenst toe te passen.

Administratieve verplichtingen bij toepassing concernregeling

Bij toepassing van de concernregeling moet je per werkgever de volgende gegevens vastleggen:

• de naam en het loonheffingennummer;
• het totaal van het fiscale loon per inhoudingsplichtige;
• een overzicht van alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die elke inhoudingsplichtige toewijst aan de vrije ruimte;
• een berekening van de verschuldigde belasting (eindheffing) op concernniveau;
• de naam van de inhoudingsplichtige die – bij overschrijding van de vrije ruimte – aangifte doet en de eindheffing afdraagt.

Voor- en nadelen van de concernregeling

De concernregeling leidt tot een collectieve vrije ruimte. Een groot voordeel hiervan is dat je slechts één WKR-administratie nodig hebt. Dit voorkomt dat je vergoedingen en verstrekkingen per werkgever moet uitsplitsen. Kosten van een personeelsfeest of kerstgeschenk hoef je dan bijvoorbeeld niet toe te rekenen aan verschillende bv’s. Dit maakt je WKR-administratie eenvoudiger.

De concernregeling heeft ook een nadeel. Volgens de Belastingdienst kun je maar één keer profiteren van het tariefopstapje (2% in 2025). Als je daarom afziet van de concernregeling betekent dit dat elke werkgever zijn eigen WKR-administratie moet voeren. Je moet daarom zorgvuldig afwegen of je de concernregeling wel of niet wilt toepassen. Onze specialisten loonheffingen bespreken graag de mogelijkheden met je.

Meer weten?

Als werkgever heb je te maken met lastige vraagstukken op het gebied van de werkkostenregeling. Meer weten? Neem contact op met Ronald van Leeuwen, senior belastingadviseur. Je bereikt Ronald via e-mail. Ook voor andere vragen op het gebied van fiscaal advies staan onze belastingadviseurs graag voor je klaar.