Installation and/or assembly supplies are not always subject to VAT in the Netherlands

When you as a Dutch entrepreneur supply goods with installation or assembly in the Netherlands, the supply of the machine together with the installation or assembly is taxed in the Netherlands with 21% VAT. However, if you supply and install the machine in another European country, Dutch VAT will no longer apply. For European VAT, this transaction is then taxed in the country where the installation or assembly of the supplied machines takes place. Such transactions within the EU must be declared in Section 3c, a special section on the VAT return. Installation or assembly supplies outside the EUdo not appear at all on your Dutch VAT return.

For example, a Dutch  entrepreneur supplies a number of machines in Germany on behalf of a German customer and assembles them in the warehouse of its German customer. In concrete terms, this means that the Dutch entrepreneur has a registration obligation with the German tax authorities. The Dutch entrepreneur must pay VAT in Germany. The entrepreneur must therefore send its customer an invoice with German VAT.

Application of the reverse-charge mechanism

Sometimes it is possible to make use of a national reverse-charge mechanism in the country of the customer. In that case, you do not have to register in Germany, for example, and you can then transfer the VAT to your German customer. These reverse-charge mechanisms are very specific and different in all European countries. The various European countries do not apply these reverse-charge mechanisms in a uniform manner. In addition, some countries do not have a reverse-charge mechanism.

Reverse-charge of VAT is not always possible

Often these reverse-charge arrangements cannot be applied if the customer is not established or registered for VAT purposes in the customer's country. For example, a Dutch entrepreneur who supplies and installs machines (or other goods) in Italy on behalf of a Spanish entrepreneur. In this case, the Dutch entrepreneur cannot make use of the Italian reverse-charge mechanism, because it is not possible in Italy to reverse-charge Italian VAT to a party not established in Italy.

Preparation is essential

Through good preparation in advance, it is often possible to reverse-charge the VAT to your customer In addition, you can already take into account possible additional costs in quotations and contracts. To determine whether you can invoke a reverse-charge mechanism in the country of the customer, you must consult the VAT legislation of that country. Pay extra attention to the fact that not every supply of goods with installation or assembly is also an installation or assembly supply for VAT purposes. That is why it is important to analyse the contracts in time to qualify the transaction. Sometimes such a supply can only be a supply of goods or services for VAT purposes. This can be complex in practice and needs to be reviewed by an expert.

Risks are great

Due to the ever-increasing exchange of data and checks, sooner or later entrepreneurs who do not comply with these rules will be notified by the foreign tax authorities. This can happen because they carry out an audit at the customer. Tax officials are also increasingly taking a look at large projects. However, if you identify this problem proactively, you can deal with it effectively and you do not always have to register in the country of the customer.

Do you require more information?

Would you like advice and/or support with VAT for cross-border goods deliveries with installation or assembly work? Please contact Anne Kin, International VAT specialist, on telephone number 013-5915125 or send Anne an email.

Toepassing verleggingsregeling

Soms is het mogelijk om gebruik te maken van een nationale verleggingsregeling in het land van de afnemer. U hoeft zich in dat geval niet te registeren in bijvoorbeeld Duitsland en kunt de btw dan verleggen naar uw Duitse afnemer. Deze verleggingsregelingen zijn zeer specifiek en in alle Europese landen verschillend. Ook passen de verschillende Europese landen deze verleggingsregelingen niet uniform toe. Daarnaast zijn er landen die geen verleggingsregeling kennen.

Verlegging van btw is niet altijd mogelijk

Vaak kunnen deze verleggingsregelingen niet toegepast worden als de afnemer niet gevestigd of voor btw-doeleinden geregistreerd is in het land van de afnemer. Bijvoorbeeld een Nederlandse ondernemer die in opdracht van een Spaanse ondernemer machines (of andere goederen) levert en installeert in Italië. In dit geval kan de Nederlandse ondernemer geen gebruik maken van de Italiaanse verleggingsregeling, omdat het in Italië niet mogelijk is om Italiaanse btw te verleggen aan een niet in Italië gevestigde partij.

Een goede inrichting vooraf is essentieel

Door een goede voorbereiding vooraf is het in veel gevallen mogelijk om de btw te verleggen naar uw afnemer. Daarnaast kunt u dan al in de offertes en contracten rekening houden met mogelijk aanvullende kosten. Om te bepalen of u een beroep kunt doen op een verleggingsregeling in het land van de afnemer moet u de btw-wetgeving van dat land raadplegen. Besteed hierbij extra aandacht aan het feit dat niet elke levering van goederen met installatie of montage ook een installatie- of montagelevering voor de btw is. Daarom is het van belang om tijdig de contracten te analyseren om de transactie te kwalificeren. Soms kan zo’n levering voor de btw enkel een levering van goederen of diensten zijn. Het maken van deze analyse is specialistenwerk en kan in de praktijk complex zijn.

Risico’s zijn groot

Door steeds verder toenemende gegevensuitwisseling en controles worden ondernemers die zich niet aan deze regels houden vroeg of laat aangesproken door de buitenlandse belastingdiensten. Dit kan gebeuren doordat zij een audit uitvoeren bij de afnemer. Ook komen belastingambtenaren steeds vaker een kijkje nemen bij grote projecten. Als u deze problematiek echter proactief signaleert, kunt u hier in de praktijk goed mee omgaan en hoeft u zich lang niet altijd te registreren in het land van de afnemer.

Meer weten?

Bij ABAB zijn we graag van betekenis. Door kennis te delen, advies te geven en voor inzicht te zorgen. Wilt u meer weten over internationale btw-regels of wilt u advies en/of ondersteuning bij btw bij grensoverschrijdende goederenleveringen met installatie of montage? Neem contact op met Anne Kin, internationale btw-adviseur, via telefoonnummer 013-5915125 of stuur Anne een e-mail.