Vraag tijdig 30%-regeling aan voor nieuwe buitenlandse werknemers

9 februari 2024

Werknemers die vanuit het buitenland in Nederland komen werken, maken soms extra kosten. Deze kosten noemen we extraterritoriale kosten. Hierbij kun je denken aan kosten voor (eerste) huisvesting, de aanvraag van een visum en/of voor medische keuringen. Als werkgever mag je een onbelaste vergoeding geven voor de aantoonbaar door je werknemer gemaakte extraterritoriale kosten. De werknemer levert de facturen van de gemaakte kosten bij je aan. Je betaalt de werknemer een vergoeding voor deze kosten en bewaart de facturen in je administratie als bewijs.

Clea Cremers Global mobility specialist | Tax

E-mail Clea

Man legt 30%-regeling uit aan buitenlandse werknemer

Belastingvrije vergoeding met 30%-regeling

In plaats van het vergoeden van de daadwerkelijk extraterritoriale kosten mag je onder voorwaarden gebruikmaken van de zogenaamde 30%-regeling. Je verstrekt dan maximaal dertig procent van het loon van je werknemer (inclusief vergoeding) belastingvrij als vergoeding voor extraterritoriale kosten. Dat je werknemer deze kosten daadwerkelijk gemaakt heeft, hoef je niet aan te tonen.

Voorwaarden 30%-regeling

Je mag de 30%-regeling uitsluitend toepassen onder de volgende strikte en cumulatieve voorwaarden:

Je werknemer is aangeworven uit het buitenland en werkt voor jou in dienstbetrekking.
Je werknemer heeft van de twee jaar vóór de eerste werkdag in Nederland, meer dan zestien maanden buiten Nederland gewoond. En dat ook nog op een afstand van meer dan honderdvijftig kilometer van de Nederlandse grens.
Je werknemer heeft een specifieke deskundigheid die niet of nauwelijks is te vinden op de Nederlandse arbeidsmarkt. Deze specifieke deskundigheid wordt 'aanwezig geacht' als je werknemer in Nederland een minimaal salaris heeft van € 41.954 (in 2023 exclusief de vrije vergoeding). Voor werknemers jonger dan dertig jaar met een mastertitel en wetenschappelijk onderzoekers gelden overigens soepelere criteria.
Je hebt een geldige beschikking van de Belastingdienst voor toepassing van de 30%-regeling. Deze beschikking moet je binnen vier maanden na aanvang van het werk in Nederland aangevraagd hebben.

Hoe werkt de regeling met ingang van 1 januari 2024

Vanaf 1 januari 2024 mag je de 30%-regeling alleen nog toepassen tot maximaal de WNT-norm (Balkenendenorm). In 2024 is dat een bedrag van € 233.000.

Daarnaast is ook de hoogte van de vergoeding met ingang van deze datum versobert. De vergoeding wordt gedurende de looptijd in staffels afgebouwd. Met ingang van 1 januari 2024 bedraagt de maximale looptijd van de regeling 60 maanden en wordt de regeling beperkt tot de WNT-norm. De eerste 20 maanden mag je de 30%-regeling toepassen tot maximaal 30% van het fiscaal loon. De volgende 20 maanden mag je de regeling tot een maximum van 20% van het belastbaar loon toepassen. In de laatste 20 maanden tot een maximum van 10% van het belastbaar loon.

Let bijvoorbeeld bij het in dienst nemen van werknemers met een verkorte looptijd van de regeling op het maximaal te vergoeden percentage. Van een verkorte looptijd kan sprake zijn als je werknemer in het verleden al eerder in Nederland gewerkt heeft met toepassing van de 30%-regeling.

Voor de werknemers die vóór 2024 al in dienst waren bij hun werkgever, geldt overgangsrecht. Als de werkgever de 30%-regeling over het laatste loontijdvak van 2023 al toepaste op het loon van de werknemer, blijven de huidige voorwaarden van de 30% regeling gelden. Dit uiteraard voor zover de looptijd van de regeling en mits aan de overige voorwaarden voor toepassing van de regeling voldaan blijft.

Verwerking van de 30%-regeling in de loonadministratie

Bij de versobering van de 30%-regeling is rekening gehouden met het feit dat niet alle softwareproviders de aanpassingen van de percentages tijdig kunnen verwerken. In situaties waarin dit voorkomt, moet het surplus aan betaalde vergoeding gecorrigeerd worden door middel van een correctiebericht.

Meer weten

Wil je weten wat dit voor jou betekent of wil je meer weten over fiscale ondersteuning voor jou als werkgever of expat? Neem dan contact op met Clea Cremers, senior belastingadviseur, via telefoonnummer 077-3217715 of mail Clea.