Vanaf 2024 registratie reisbewegingen verplicht

De planning is om per 1 januari 2024 werkgevers in Nederland die 100 of meer werknemers in dienst hebben, wettelijk te verplichten om gegevens bij te houden over de totale zakelijke en woon-werkkilometers die door hun werknemers worden gereisd. Deze verplichting is een direct gevolg van het Klimaatakkoord dat in 2019 is gesloten en heeft tot doel de CO2-uitstoot te verminderen. Wat houdt dit in?

Doel: vermindering CO2-uitstoot 

Het Klimaatakkoord is een integraal onderdeel van het Nederlandse klimaatbeleid en heeft als voornaamste doel om de CO2-uitstoot tegen 2030 met 49% te verminderen ten opzichte van 1990. Eén van de specifieke afspraken binnen dit akkoord is dat de jaarlijkse CO2-uitstoot veroorzaakt door werkgebonden personenmobiliteit tegen 2030 met minstens 1 megaton CO2 verminderd moet worden. Deze afspraak is nader uitgewerkt in het "Besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit."

Bijhouden van werkkilometers

Dit Besluit legt vanaf 1 januari 2024 (onder voorbehoud) een verplichting op aan werkgevers met 100 of meer werknemers om nauwkeurige gegevens bij te houden over de totale afgelegde zaken- en woon-werkkilometers van hun werknemers. Deze gegevens moeten inzicht verschaffen in de totale CO2-uitstoot als gevolg van werkgebonden personenmobiliteit en dienen als stimulans voor het verminderen van deze uitstoot.

Nog geen maximale CO2-uitstoot bepaald

Een opvallend kenmerk van dit systeem is dat het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat een gezamenlijk CO2-uitstoot plafond heeft vastgesteld. In de komende jaren zal worden beoordeeld of de totale CO2-uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit onder dit plafond blijft. Deze evaluatie zal plaatsvinden in de tweede helft van 2026. Mocht blijken dat de uitstoot het collectieve plafond overschrijdt, zal het Besluit een maximale CO2-uitstoot per reizigerskilometer vastleggen, waar elke werkgever aan moet voldoen.

Minder dan 100 werknemers?

Werkgevers met minder dan 100 werknemers kunnen vrijwillig rapporteren. De peildatum voor het aantal werknemers is 1 januari van het rapportagejaar. Eventuele wijzigingen in het werknemersbestand gedurende het jaar zijn niet relevant voor deze beoordeling. Deze rapportageplicht is alleen van toepassing op werkgevers die mobiliteitsvoorzieningen aanbieden aan hun werknemers, zoals financiële vergoedingen, openbaar vervoer, fietsen, auto's en andere vervoersmiddelen voor woon-werkverkeer of zakelijke reizen. Werkgevers zonder enige vorm van mobiliteitsvoorziening zijn vrijgesteld van deze verplichting.

Wat houdt de rapportageverplichting in?

Hoogstwaarschijnlijk moeten werkgevers vanaf 1 januari 2024 jaarlijks aangeven hoeveel kilometers in totaal door hun werknemers zijn gereisd. Deze gegevens moeten uiterlijk op 1 juli van elk jaar worden ingediend bij de lokale omgevingsdienst. Voor de gegevens van het jaar 2024 betekent dit dat werkgevers uiterlijk op 30 juni 2025 moeten rapporteren. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland heeft een platform ontwikkeld waarop werkgevers de benodigde gegevens kunnen invullen. De rapportageprocedure is zodanig ontworpen dat deze zo goed mogelijk aansluit bij de bestaande administratieve processen van werkgevers, om extra werklast tot een minimum te beperken.

Administratiesysteem aanpassen

Wanneer u niet over een registratiesysteem beschikt waarmee werkgebonden personenmobiliteit eenvoudig kan worden bijgehouden, moet u uw  administratie aanpassen.  Wij adviseren om tijdig te beginnen met het aanpassen van de administratie om aan deze nieuwe verplichtingen te voldoen. 

Meer informatie of advies

ABAB Legal is graag van betekenis. Door kennis te delen, advies te geven en voor inzicht te zorgen. Wilt u weten wat deze maatregel betekent voor uw bedrijf of heeft u hulp nodig bij de administratie? Neem contact op met Geert Rouwet, jurist arbeidsrecht, via telefoonnummer 013-4647219 of stuur Geert een e-mail.