Administratieve last bij fiets van de zaak

Sinds 1 januari 2020 geldt een fiscale bijtelling als u een fiets van de zaak ter beschikking stelt aan een werknemer. U moet 7% van de waarde van de fiets bij het loon van de werknemer optellen. Dit is administratief eenvoudig als de werknemer voor het woon-werkverkeer uitsluitend gebruikmaakt van de fiets van de zaak.

Reist een werknemer op sommige dagen met de fiets van de zaak en op andere dagen met zijn privéauto? Dan leidt dit tot extra administratieve lasten als u ook een onbelaste vergoeding geeft voor de dagen dat de werknemer met zijn eigen auto reist. Als werkgever moet u aannemelijk maken hoeveel dagen een werknemer doorgaans of ‘in de regel’ reist naar een vaste plaats van werkzaamheden. Staatssecretaris van Rij wil deze bewijslast vereenvoudigen.

Onbelaste reiskostenvergoeding en de fietsregeling

Als werkgever mag u onder voorwaarden een onbelaste reiskostenvergoeding geven van maximaal € 0,21 per kilometer als een werknemer voor zijn werk naar een vaste plek reist. Op de dagen dat de werknemer met de fiets van de zaak reist, mag u geen onbelaste reiskostenvergoeding geven. U kunt wel een onbelaste vergoeding toekennen als de werknemer met de eigen auto reist. Dit vergt een goede administratie als werknemers niet alleen met de fiets van de zaak naar het werk reizen.

Vereenvoudiging bewijslast

De vereenvoudiging houdt in dat een werkgever met de werknemer een individuele afspraak mag maken over hoeveel dagen de werknemer per week met de eigen auto reist en hoeveel dagen per week met de fiets van de zaak. Deze afspraak kan de basis vormen voor de vaststelling van een (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding. Wel moet deze afspraak zijn afgestemd op de persoonlijke omstandigheden van de werknemer en voldoende realiteitswaarde hebben. Een incidentele afwijking van deze afspraak hoeft niet te leiden tot een aanpassing van de vergoeding.

Wilt u meer weten?

Heeft u vragen over de administratieve verplichtingen voor werknemers met een fiets van de zaak en een privéauto? Neem dan contact op met Ronald van Leeuwen, senior belastingadviseur, via telefoonnummer 013-4647268 of stuur Ronald een e-mail.