Wat is de werkkostenregeling?

Via de WKR kun je een bepaald percentage van je totale fiscale loonsom (de vrije ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers. Voor 2025 bedraagt de vrije ruimte: 2% (2,16% vanaf 2027) over de eerste € 400.000 van je fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere. 

Wat valt onder de werkkostenregeling?

Voor de toepassing van de WKR is het essentieel dat je weet welke vergoedingen en verstrekkingen je geeft aan je medewerkers. Maak daarom een inventarisatie van alle personeelsvoorzieningen binnen jouw bedrijf, zoals een mobiele telefoon, een personeelsfeest, een kerstgeschenk of een kostenvergoeding. Ga voor deze kosten na of deze ten laste komen van de vrije ruimte, of dat een gerichte vrijstelling of nihil-waardering van toepassing is. 

Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen vallen buiten de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Denk bijvoorbeeld aan reiskostenvergoeding à € 0,23 per kilometer in 2024, cursussen, maaltijden bij overwerk en consumpties op de werkplek. Bekijk ook onze whitepapers 'Werkkostenregeling: fiscale gevolgen en aanpassingen in uw administratie' en 'Werkkostenregeling: 10 tips voor een goede implementatie'. 

Richt je administratie goed in

Aan de hand van de inventarisatie en jouw vrij besteedbare ruimte kun je besluiten of je bepaalde vergoeding of verstrekking als werkkosten toewijst aan de vrije ruimte van de WKR. Let op: je kunt alleen gebruikmaken van deze vrije ruimte als jouw administratie hierop goed is ingericht. Daaruit moet blijken dat je een kostenpost hebt aangewezen aan de werkkostenregeling. Anders bestaat het risico dat een vergoeding of verstrekking moet worden belast via de loonstrook van de werknemer, zelfs als je nog vrije ruimte over hebt! 

Kortom, het is noodzakelijk dat je administratie goed is ingericht voor de WKR. Voordeel daarvan is dat je tussentijds inzicht hebt in jouw beschikbare vrije ruimte. Dan weet je ook tijdig of je iets extra’s onbelast kunt geven aan jouw personeel, of dat je zuinig aan moet doen om te voorkomen dat je eindheffing bent verschuldigd. Een overschrijding van de vrije ruimte kan aanleiding zijn om je arbeidsvoorwaarden opnieuw te (laten) beoordelen. Wij constateren regelmatig dat werkgevers de WKR nog niet optimaal benutten.

Gerichte vrijstelling hybride werken 

In veel bedrijven wordt hybride gewerkt (deels op de normale werkplek en deels vanuit huis). Medewerkers hebben - onder andere door de gestegen energieprijzen - hogere kosten om thuis te werken. Vanaf 1 januari 2024 bedraagt de onbelaste thuiswerkvergoeding € 2,35 per thuiswerkdag. Lees meer hierover op onze pagina 'Thuiswerken en kostenvergoedingen'. 

Gebruikelijkheidscriterium in de werkkostenregeling

Naast de grens van de vrije ruimte, kent de werkkostenregeling nog een belangrijke beperking: de gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die je in de administratie aanwijst als werkkosten, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, vormt belast loon voor jouw werknemer. Dit betekent dat het gebruikelijk moet zijn dat je als werkgever de eventuele belastingheffing over een vergoeding of verstrekking voor je eigen rekening neemt.

Toepassing concernregeling en de werkkostenregeling

Elke werkgever moet haar eigen WKR-administratie voeren. Elke werkgever heeft dan haar eigen vrije ruimte. Als er meerdere werkgevers zijn binnen een organisatie, dan kun je onder voorwaarden gebruikmaken van de concernregeling. Het concern kan dan de vrije ruimte van alle bv’s bij elkaar optellen, zodat een collectieve vrije ruimte ontstaat. Op deze manier kan het tekort aan vrije ruimte bij een werkgever worden verrekend met een overschot aan vrije ruimte bij een gelieerde werkgever. Lees meer over de voorwaarden en de aandachtspunten van de concernregeling.

Meer weten over de werkkostenregeling?

Door slim om te gaan met de werkkostenregeling kun je fiscaal voordeel behalen. Wil je meer weten over de werkkostenregeling? Neem contact op met Ronald van Leeuwen, senior belastingadviseur. Je bereikt Ronald via e-mail. Ook voor andere vragen op het gebied van fiscaal advies staan onze belastingadviseurs graag voor je klaar.